La circulaire A 130 …

Aux États Unis, l’information publique, sa diffusion, sa gestion, son contrôle, son ouverture font l’objet depuis 20 ans l’objet d’un débat permanent. Les différentes branches du pouvoir exécutif (Départements d’état, du Commerce, de la Défense, les agences fédérales), le Sénat, la Chambre des Représentants, les organisations professionnelles de la presse et des industries de l’information, la communauté scientifique, les professionnels des bibliothèques et de la documentation y prennent part.

La notion de « Government information » est aux États Unis à la fois transversale et circonscrite:  elle englobe toutes les information collectées et détenues par les administrations fédérales.

L’information publique fédérale est considérée, dans la tradition politique américaine, comme un pilier de la démocratie. Le premier Amendement à la Constitution prévoit que le Congrès ne peut adopter de loi restreignant la liberté d’expression. Le Congrès veille scrupuleusement à ce que les citoyens et la presse puissent accéder librement à l’information fédérale.

Le souci de mise en cohérence de cette exigence de diffusion avec d’autres exigences (sécurité nationale, réduction du coût de fonctionnement de l’état fédéral, favoriser le développement d’une industrie privée de l’information, sécurité nationale)  s’est cristallisé depuis dix ans autour d’un texte : la circulaire A130 de l’OMB (Office of Management and Budget)  sur la gestion des ressources fédérales d’information.

Émise par le Bureau de la Gestion et du Budget (OMB), en 1985, cette circulaire fixe une ligne de conduite pour la gestion des moyens informatiques et des ressources d’information dans les agences. Résolument transversale, elle rappelle l’ensemble des obligations informationnelles des agences (accès aux documents, gestion et accès aux archives, protection de la vie privée, sécurité informatique, diffusion auprès du public des publications gouvernementales et des données, principes de tarification) et les articule avec les objectifs (réduction du fardeau bureaucratique) et les procédures (planification, inventaire, examen périodique et révision des formalités et des ressources) du Paperwork Reduction Act.

Cette synthèse n’allait pas de soi. Élaborée en 1985, elle a été révisée en 1989, 1993 et 1996. (Elle a donné lieu, depuis, à plusieurs révisions).

J’avais fait traduire la version 1996 de la circulaire A 130 pour sa publication dans  » Données publiques: accés, diffusion, commercialisation » (Documentation Française, 1996). 

CIRCULAIRE A 130

 GESTION DES RESSOURCES FÉDÉRALES D’INFORMATION

Version 1996

1) OBJECTIF : Cette Circulaire définit la politique de gestion des ressources Fédérales d’information.

(…)

 4) CHAMP D’APPLICATION

a) Les orientations définies dans cette Circulaire s’appliquent aux activités d’information de toutes les Agences de la branche exécutive du Gouvernement Fédéral. [1]

b) Les informations classifiées pour des raisons de Sécurité Nationale doivent être traitées conformément aux directives relatives à la Sécurité Nationale. (…)

 5) CONTEXTE

Le Paperwork Reduction Act [2] assigne aux Agences Fédérales la mission de gérer leurs ressources d’information de manière efficace et économique. Pour assister les Agences dans la mise en oeuvre d’une approche intégrée de la gestion des ressources d’information, la loi (le Paperwork Reduction Act) prévoit que le Directeur de l’OMB [3] définit et met en place des politiques générales et cohérentes de gestion des ressources d’information; supervise l’élaboration et promeut la mise en oeuvre de principes, normes et orientations ; évalue la pertinence et l’efficience des pratiques de gestion des ressources d’information des Agences et s’assure de leur conformité avec les politiques, principes, normes et orientations.

 6. DÉFINITIONS

a. Le terme « Agence » (Agency) désigne les départements de l’exécutif, le département de la défense, les entreprises publiques ou contrôlées par le Gouvernement, et tous autres établissements dans la branche exécutive du Gouvernement Fédéral, ainsi que les Agences indépendantes de régulation  (…)

 c. Le terme « diffusion » (« dissemination ») désigne la distribution d’information au public à l’initiative du Gouvernement. Ne relèvent pas de la diffusion, la distribution limitée aux seuls agents du Gouvernement, contractants et concessionnaires des Agences, ni les échanges d’information entre Agences ou entre Gouvernements, ni les réponses des Agences a des demandes d’accès aux informations en application du FOIA et du Privacy Act

e. « Information Gouvernementale » (Government information) désigne l’information créée, recueillie, traitée, diffusée, ou détruite par le Gouvernement Fédéral.

f. « Publication du Gouvernement » (Government publication) désigne l’information qui a été publiée en tant que document individuel, aux frais du Gouvernement, ou dans le cadre d’une obligation légale (44 U.S.C. 1901)

g. « Information » désigne toute communication ou représentation de la connaissance, telle que faits, données, ou opinions, sur tout support ou forme, notamment les formes textuelle, numérique, graphique, cartographique, narrative, ou audiovisuelle.

 h. « Produit d’information » (information dissemination product) désigne tout livre, imprimé, carte, matériaux lisibles par machine, production audiovisuelle, ou tout autre matériau documentaire, indépendamment de sa forme physique et de ses caractéristiques, faisant l’objet d’une diffusion par une Agence auprès du public.

  i. « Cycle de vie d’information » (information life cycle) désigne les phases par lesquelles l’information passe, c’est a dire, la création ou recueil, le traitement, la diffusion, l’utilisation, l’archivage et l’élimination.

 j. « Gestion de l’information » (information management) désigne la planification, la gestion budgétaire, la manipulation, la surveillance ( control) de l’information, a travers son cycle de vie.

 k. « Ressources d’information » (information resources) désigne à la fois l’information Gouvernemental et les moyens informatiques. (…)

m. « Gestion des ressources d’information » (information resources management) désigne les procédures de gestion des ressources d’information en vue d’accomplir les missions de l’Agence. Celle ci recouvre l’information elle-même et les ressources associées, telles que personnel, équipement, moyens budgétaires, et moyens informatiques.

 n. « Système d’information » (information system) désigne un ensemble de ressources d’information organisées en vue du recueil, du traitement, de la maintenance, de la transmission et de la diffusion de l’information, conformément à des procédures définies, qu’elles soient automatisées ou non. (…)

 p. « Technologie d’information » ( information technology) désigne les matériels et logiciels exploités par une Agence Fédérale ou par un contractant d’une Agence Fédérale ou tout autre organisation qui traite l’information pour le compte du Gouvernement fédéral en vue d’accomplir une mission Fédérale, indépendamment de la technologie , ordinateurs, télécommunications, ou autre.

q. « Système majeur d’information »(major information system) désigne un système d’information dont la gestion requiert une attention spéciale, compte tenu de son importance pour la mission d’Agence ; ses coûts élevés de développement et de maintenance, ou son rôle significatif dans l’administration des programmes, des budgets , des biens ou autres ressources de l’Agence .

r. Le terme « archives » (records) désigne tous les livres, imprimés, cartes, photographies, matériaux lisibles par machine ou tout autre matériau documentaires, quelles que soient leurs caractéristiques ou forme physique, produites ou reçues par une Agence du Gouvernement des Etat s-Unis , dans le cadre de la loi Fédérale ou dans le cadre de transactions avec le public, conservée ou destinée à conservation par l’Agence ou son successeur légal, tant pour les besoins de justification des fonctions, politiques, décisions et procédures ou autres activités du Gouvernement, qu’en raison de leur valeur informationnelle en tant que telle. (…)

 7) CONSTAT

a) L’administration Fédérale est le plus grand producteur, collecteur, consommateur et diffuseur d’information aux Etats Unis. En raison de l’extension des activités d’information des administrations, et compte tenu du fait que ces activités reposent sur la coopération du public, la gestion des ressources Fédérales d’information est en enjeu important pour les Agences Fédérales, les Etat s et les pouvoirs locaux.

 b) L’information Gouvernementale est une ressource nationale précieuse. Elle apporte au public une connaissance du Gouvernement, de la société et de l’économie, au passé, au présent et au futur. C’est un moyen de garantir la responsabilité et la transparence du Gouvernement : elle permet aux administrations d’accomplir leurs fonctions : elle contribue a la prospérité et aux performances de l’économie ; elle constitue, en soi, un bien économique, sur le marché.

c) La libre circulation de l’information entre l’administration et le public est essentielle dans une société démocratique. Il est aussi essentiel que l’administration minimise le fardeau des formalités qui pèse sur le public, minimise le coût des activités d’informations et optimise l’utilité de l’information Gouvernementale.

 d) Afin de minimiser le coût et d’optimiser l’utilité de l’information Gouvernementale, les avantages, publics et privés, tirés de l’information Gouvernementale, doivent l’emporter sur les coûts, publics et privés, de l’information, tout en sachant que les bénéfices tirés de l’information Gouvernementale, ne sont pas toujours quantifiables.

e) La Nation tire avantage de la diffusion de l’information Gouvernementale, que celle ci soit assurée par les Agences Fédérales ou par des entités non-fédérales : Agences des Gouvernements d’Etat et locaux, institutions éducatives et autres organisations a but non lucratif, organisations commerciales.

f) Une information gouvernementale, ouverte, publique, est essentielle au fonctionnement de la démocratie : la gestion des ressources Fédérales d’information doit préserver les droits d’accès du public à l’ information Gouvernementale.

g) Les activités d’information du Gouvernement, qui mettent en jeu des données individuelles, doivent protéger les droits des personnes au respect de la vie privée.

 h) Une attention systématique à la gestion des archives est une composante essentielle d’une gestion avisée de la gestion des ressources (..).

 i) La planification stratégique des Agences peut améliorer la mise en oeuvre des programmes fédéraux. Des politiques Fédérales. Dans le Plan stratégique de l’Agence , il convient d’examiner comment les ressources d’information peuvent favoriser l’accomplissement de la mission. L’intégration de la GRI (gestion des ressources d’information) dans la planification stratégique de l’Agence contribue au bon emploi des ressources Fédérales d’information.

j) Les Gouvernements d’Etat et locaux sont d’importants producteurs d’information Gouvernementale dans de nombreux domaines comme la santé, la protection sociale, l’emploi, les transports et l’éducation : le Gouvernement Fédéral doit coopérer avec ces Gouvernements pour la gestion des ressources d’information.

k) La circulation libre et ouverte de l’information scientifique et technique d’origine Gouvernementale, soumise aux règles de Sécurité Nationale et au respect des droits de propriété des tiers, contribue a l’excellence dans la recherche scientifique et au bon usage des fonds consacrés à la recherche et au développement.

l) La technologie de l’information n’est pas une fin en soi. C’est un aspect des ressources qui permettent d’améliorer l’efficacité dans la mise en oeuvre des programmes et services fédéraux.

m) Les politiques et les activités de gestion des ressources Fédérales d’information peuvent affecter, et être affectées, par les politiques et les activités d’information des autres nations.

n) Les utilisateurs des ressources d’information Fédérales doivent avoir des compétences, des connaissances et une formation, afin de permettre au Gouvernement Fédéral de servir efficacement le public par des moyens automatisés.

o) La mise en oeuvre de technologies de l’information récentes permet de promouvoir des changements fondamentaux dans la structure des Agences, les processus de travail et l’interaction avec le public, qui améliorent l’efficacité et le rendement des Agences Fédérales.

p) La mise a disposition de l’ information Gouvernementale sous différents supports, y compris les supports électroniques, assure aux Agences et au public une plus grande souplesse dans l’usage de l’information.

q) Les administrateurs fédéraux, responsables de la mise en oeuvre de programmes, doivent percevoir l’importance de la gestion des resources d’information pour l’accomplissement de leurs missions. (…)

8) POLITIQUE

a) Politique de gestion de l’information

 1) Planification de la gestion de l’information

Les Agences doivent planifier la gestion de l’information, tout au long de son cycle de vie.

Les Agences doivent :

a) prendre en considération, a chaque phase du cycle de vie de l’information, les effets des décisions et actions sur les autres phases de ce cycle de vie, particulièrement celles qui affectent la phase de diffusion.

b) prendre en considération les effets de leurs actions sur le public et veiller a consulter le public de manière appropriéec) prendre en considération les effets de leurs actions sur les Gouvernements d’Etat et locaux, et veiller a consulter les Gouvernements de manière appropriée

d) Chercher a satisfaire leurs besoins d’information nouveaux par le partage d’information inter-Agences et inter-gouvernement, ou par le recours a des sources commerciales , quand cela s’avère approprié, avant de créer elles mêmes ou de collecter de nouvelles informations.

e) Intégrer la planification des systèmes d’information dans le cadre des procédures d’allocation de moyens et d’utilisation des technologies de l’information : procédures budgétaires, d’achat et d’utilisation

f) Former le personnel aux méthodes de gestion de l’information

g) Protéger l’information gouvernementale proportionnellement aux risques et a l’étendue des dommages qui pourraient résulter de la perte, de la mauvaise utilisation, d’accès non autorisés ou de modifications de ces informations.

 h) Appliquer des normes informatiques volontaires, ou les normes fédérales[4], quand cela s’avère adapté ou impératif

i) Prendre en considération les effets de leurs actions sur les droits a la vie privée des personnes, et s’assurer que les protections légales et techniques sont en place

 j) Archiver, conserver et rendre accessible une information suffisante pour permettre la gestion et le contrôle des programmes des Agences, et pour protéger les droits légaux et financiers du Gouvernement Fédéral

k) Intégrer les fonctions de gestion et d’archivage dans la conception, le développement et la mise en oeuvre des systèmes d’information.

l) Permettre l’accès du public aux archives, comme requis et de manière appropriée

2) Recueil de l’information

Les Agences ne doivent créer que les informations qui sont nécessaires a la bonne exécution des fonctions de l’Agence et qui ont une utilité pratique

 3) Recueil électronique de l’information

Les Agences doivent utiliser les techniques électroniques de recueil de l’information quand ces techniques réduisent la charge qui pèse sur le public, accroissent l’efficacité des programmes du Gouvernement, réduisent les coûts pour le Gouvernement, et/ou garantissent un meilleur service au public.

 Le recueil électronique se justifie quand :

 a) Le recueil de l’information porte sur des volumes importants de données et touche une large fraction du public

 b) Le recueil de l’information présente un caractère régulier

c) La structure, le format et/ou la définition des informations recueillies ne changent pas significativement pendant plusieurs années.

d) L’Agence convertit systématiquement l’information recueillie sous forme électronique

e) Il est avéré qu’une part substantielle du public ont un usage courant des techniques informatiques nécessaires et exploitent d’ores et déjà ces informations sous forme électronique

f) L’imposition obligatoire de procédures électroniques de déclaration (electronic reporting) n’impose pas des coûts substantiels ou d’autres effets défavorables pour le public, en particulier les Gouvernements, d’Etat ou locaux, et les petites entreprises.

 4) Gestion des archives

Les Agences

 a) Veillent à ce les programmes de gestion des archives fournissent une documentation adéquate et convenable pour les activités de l’Agence

 b) Veillent a la facilité d’accès aux archives, quel que soit leur forme ou support

c) De manière diligente, instaurent , avec l’accord de l’Archiviste en Chef des Etat s Unis, un calendrier de rétention des archives Fédérales

 d) Assurent formation et assistance appropriées à tous les fonctionnaires, employés et contractants quant a leurs obligations en matière de gestion des archives

 5) Services d’information au public

 Les Agences ont la responsabilité/l’obligation de fournir de l’information au public , en accord avec leurs mission. Les Agences s’acquittent de cette responsabilité/obligation :

a) En fournissant des informations, comme le prévoit la loi, qui présentent l’organisation, les activités, programmes, réunions, systèmes d’archives, et autres gisements (holdings) d’informations de l’Agence , ainsi que sur les modalités d’accès du public aux ressources d’information de l’Agence

b) En assurant l’accès aux documents de l’Agence , dans le respect des clauses du Freedom Act of Information (FOIA) et du Privacy Act, sous réserve des protections et limitations définies dans ces lois.

c) Fournissant toute autre information qui puisse être nécessaire et appropriée au bon fonctionnement de l’Agence, et

 d) En organisant la diffusion de l’information auprès du public, les Agences doivent

 (i) diffuser l’information de façon a trouver le bon équilibre entre la maximisation de l’utilité de l’information et la minimisation des coûts pour le Gouvernement et le public

 (ii) Diffuser les produits d’information de façon équitable et appropriée

(iii) Tirer parti de tous les canaux de distribution, fédéraux et non fédéraux, y compris les Gouvernements d’Etat et locaux, les bibliothèques et acteurs du secteur privé, pour assurer les obligations/responsabilités de diffusion

(iv) Aider le public a identifier l’information gouvernementale détenue par d’autres Agences

6) Gestion de la diffusion d’information

Les Agences doivent entretenir et mettre en oeuvre un système de gestion pour tous les produits d’information, qui devrait, au minimum :

a) S’assurer que les produits d’information sont nécessaires au bon fonctionnement de l’Agence (44 USC 1108)

b) S’assurer si un produit d’information disponible auprès de sources Fédérales ou non Fédérales, est comparable (équivalent) au produit d’information de l’Agence et remplit raisonnablement l’obligation/responsabilité de l’Agence .

c) Établir et tenir à jour l’inventaire de tous les produits d’information de l’Agence

 d) Développer toutes sortes d’outils facilitant la localisation des produits d’information de l’Agence , y compris catalogues et guides, de manière a accomplir raisonnablement les objectifs de diffusion

e) Identifier dans les produits de l’Agence la source, si elle provient d’une autre Agence ,

f) s’assurer que les personnes handicapées , en direction desquelles l’Agence a une obligation d’information, peuvent accéder avec une facilité raisonnable, aux produits d’information de l’Agence

g) s’assurer que les publications gouvernementales sont disponibles dans les bibliothèques dépositaires, à travers le Government Printing Office, comme le prévoit la loi ( 44 USC, 19).

h) Adresser au Government Printing Office les produits d’information de l’Agence , pour distribution dans les dépositaires

i) Établir et entretenir le dialogue avec le public et les Gouvernements d’Etat et locaux afin que l’Agence crée des produits d’information qui répondent a leurs besoins d’information respectifs

j) Faire savoir, de manière appropriée, la mise en place, la modification ou l’interruption d’un produit d’information, et

 k) Au cas au cas ou les pratiques et politiques actuelles de diffusion de l’information ne seraient pas en cohérence avec les orientations de cette Circulaire, veiller à se mettre en accord avec elles, de manière diligente et ordonnée.

7) Pratiques restrictives inappropriées

 Les Agences doivent :

a) Eviter d’établir ou de permettre a d’autres d’établir en son nom, des contrats de distribution exclusive, restrictive, ou tout autre contrat de distribution qui puisse affecter la disponibilité des produits d’information sur une base équitable et opportune

 b) Eviter d’établir des restrictions ou des règles, notamment l’instauration de tarifs ou de redevances, pour l’utilisation, la réutilisation ou la rediffusion des produits d’information gouvernementale, par le public. Et,

 c) Fixer des frais pour la diffusion d’information à un niveau suffisant pour couvrir les coûts de diffusion, mais pas à un niveau supérieur. Ils doivent exclure de leur calcul les coûts induits par le recueil et le traitement de l’information. Les seules exceptions à ce principe sont :

 (i) Si les statuts de l’Agence prévoient le contraire

(ii) Si l’Agence recueille, traite et diffuse l’information dans l’intérêt d’un groupe spécifique bien identifiable, au delà de l’intérêt du public en général,

 (iii) Si l’Agence prévoit d’instaurer des frais d’utilisation inférieurs au coût de diffusion, parce que la détermination de frais plus élevés constituerait une barrière significative a l’accomplissement des missions de l’Agence , notamment pour atteindre les membres du public que l’Agence a l’obligation d’informer

 (iv) si le directeur de l’OMB admet que l’exception est justifiée.

 8) Diffusion électronique d’information

Les Agences doivent utiliser les moyens et formats électroniques de diffusion, notamment les réseaux publics, si nécessaire et dans la limite des contraintes budgétaires, afin de rendre l’information gouvernementale plus aisément accessible et plus utile au public. L’utilisation des moyens et formats électroniques de diffusion est appropriée dans les cas suivants :

 a) L’Agence produit et entretient l’information sous forme électronique

 b) Les moyens et formats électroniques sont les méthodes les plus pratiques et les effectives en termes de coût pour rendre accessible au public de larges volumes d’informations, hautement détaillées.

 c) L’Agence diffuse ce produit de manière courante

 d) L’Agence sait qu’une part substantielle du public fait un usage courant des techniques informatiques et à la formation nécessaire pour utiliser les produits d’information électroniques.

 e) Un changement de mode de diffusion au profit de la seule diffusion électronique, ne risque pas d’imposer des coûts substantiels d’équipement ou de formation aux utilisateurs, notamment les Gouvernements d’Etat et locaux et les petites entreprises.

 9) RESPONSABILITÉS

 a) Agences Fédérales.

 Le chef de chaque Agence :

 1. Est responsable de la gestion des ressources d’information de l’Agence

 2. Veille a ce que les politiques, principes, normes, orientations, règles, et règlements prescrits par l’OMB sont mis en oeuvre convenablement dans l’Agence ;

 3. Développe des politiques et procédures internes d’information, supervise, évalue, et réexamine périodiquement les activités de gestion de ressources d’information de l’Agence, en conformité avec les politiques définies dans cette Circulaire; (…)

  7. Identifie et recense, à l’intention du Directeur de l’OMB, les obstacles statutaire, réglementaires, et autres, à une gestion efficace des ressources Fédérales d’information et formule des recommandations au Directeur les législations, politiques, procédures, et autres orientations permettant d’améliorer cette gestion.

  9. Nomme un responsable de haut niveau (senior) , comme prévu par le 44 U.S.C. 3506 (a), qui rend compte directement au chef de l’Agence pour tout ce qui concerne l’exécution des obligations de l’Agence relatives au Paperwork Reduction Act. (…)

 10. Le haut-responsable agit sous l’autorité directe du chef de l’Agence. Agissant comme médiateur, le haut-responsable relève les situations et cas dans lesquels l’Agence ne se conforme pas à cette Circulaire et recommande ou prend les mesures correctives appropriées. Le haut-responsable doit rendre compte dans un rapport annuel au Directeur de l’OMB les échecs rencontrés dans la mise en oeuvre de la Circulaire et les solutions apportées.

10. SUPERVISION

 a. Le Directeur de l’OMB (…) évalue l’adéquation et l’efficacité de la gestion des ressources d’information dans chaque Agence, et leur conformité avec la Circulaire.

 b. Le Directeur de l’OMB, peut, en tenant compte du mandat et sur demande écrite d’une Agence, accorder une dérogation particulière aux exigences de cette Circulaire. (…)


[1] En d’autres termes, elles ne s’appliquent ni aux activités d’information de la branche législative, ni aux États.

[2] Le Paperwork Reduction Act, adopté en 1980, a été révisé en 1995. “Paperwork » souvent , traduit par”paperasserie », ou”bureaucratie », recouvre la notion de”formalités » . On parle aussi de”complexité administrative ».

[3] Office of Management and Budget : placé auprès du Président de la République, chargé de la préparation et de l’exécution du budget Fédéral, mais aussi du fonctionnement de l’administration et des problèmes de réglementation.

[4] Fédéral Information processing Standards ( FIPS)

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